Aide

1. Connectez-vous avec votre numéro de téléphone, sans espaces, et le mot de passe reçu par SMS. Changez-le ensuite dans Mot de passe.
2. Choisissez votre enfant, puis Voir et payer : factures, paiements et reste à payer.
3. Indiquez le montant, l'opérateur (Airtel Money ou Moov Money) et le numéro qui paie, puis Payer.
4. Validez la demande sur votre téléphone avec votre code secret. Le reçu apparaît dans votre espace, en PDF.

Carte cafétéria

• Sur la page de l'enfant, cadre Carte cafétéria : indiquez le montant (500 à 100 000 FCFA), puis Recharger la carte et validez sur votre téléphone. Le solde est crédité dès la confirmation de l'opérateur.
• Plafond par jour : montant maximal que l'enfant peut dépenser chaque jour (0 = aucun).
• Carte perdue : Bloquer la carte. Plus aucun achat n'est possible, et le solde est conservé.
• Un SMS vous prévient quand le solde passe sous 1 000 FCFA.

Bibliothèque

Le cadre Bibliothèque liste les livres empruntés et leur date de retour. En cas de retard, vous recevez un SMS de rappel.

Mot de passe oublié : demandez au secrétariat de réinitialiser votre accès. Un nouveau mot de passe vous est envoyé par SMS.

1. Élèves, puis Inscrire un élève.
2. Saisissez le nom, le prénom, la classe, le parent qui paie et son téléphone Mobile Money (9 chiffres).
3. Inscrire et facturer : le matricule, la facture de l'année et l'échéancier sont créés automatiquement.
4. Sur la fiche, Créer l'accès parent ouvre l'espace du parent. Pour un deuxième enfant, le même bouton le rattache au compte existant, sans changer le mot de passe.

Importer toute une liste (administrateur, comptable)

1. Élèves › Importer une liste (CSV ou Excel). Téléchargez le modèle si besoin : colonnes nom, prenom, classe, parent_nom, parent_tel, et en option sexe, date_naissance, matricule, deja_paye.
2. Chargez le fichier CSV (séparateur point-virgule) ou Excel .xlsx, puis Analyser le fichier. L'aperçu montre chaque ligne : Prête ou À corriger, avec la raison (classe inconnue, téléphone invalide, doublon…).
3. Importer : les lignes prêtes sont inscrites d'un seul bloc, avec matricule et facture. Un montant « déjà payé » est imputé sur la facture comme reprise (compte 4711).
4. Corrigez les lignes en erreur dans le fichier et importez-le à nouveau : les élèves déjà importés sont reconnus et ignorés.

• Espèces : saisissez le montant reçu, puis Encaisser et émettre le reçu. Téléchargez le reçu PDF.
• Mobile Money : montant, opérateur et numéro, puis Envoyer la demande au téléphone. Le paiement se confirme dès que le payeur valide. Sinon, Vérifier le statut ; sans validation, il expire au bout de 30 minutes.
• L'outil refuse tout montant supérieur au reste à payer, paiements en attente compris.
• Chaque reçu porte un QR code : en le scannant, on vérifie qu'il est authentique.

Mode test du pilote : aucun argent réel. Le bouton « Ouvrir le téléphone simulé » remplace le téléphone du payeur.

• Facture annexe : sur la fiche de l'élève, choisissez la prestation (cantine, transport, examen, fournitures) et la quantité, puis Facturer.
• Avoir : ouvrez la facture, saisissez le montant et le motif (remise fratrie, bourse, erreur), puis Émettre l'avoir. Il ne peut pas dépasser le reste à payer de la facture.
• Une facture ne se modifie jamais : pour corriger une erreur, émettez un avoir, puis une nouvelle facture juste.
• Exports Excel : factures, paiements, écritures SYSCOHADA et balance des élèves, pour une période ou en totalité.

• Paramètres : nom, ville et NIF de l'établissement ; échéancier au format 40:2026-10-15;30:2027-01-15;30:2027-04-15 (total 100 %).
• Classes : code, nom, cycle et frais annuels. Ressaisir un code existant modifie la classe ; les factures déjà émises ne changent pas.
• Prestations : cochez « Facturé à l'inscription » pour les frais d'inscription.
• Comptes : un compte par personne. Remettez le mot de passe provisoire en main propre. Désactivez le compte de quelqu'un qui part.
• Annuler un encaissement en espèces : seulement le jour même, avec un motif, depuis la page du paiement.

1. Caisse : touchez les articles (ou saisissez la quantité). Le ticket et le total s'affichent à droite.
2. Choisissez le règlement. Espèces : saisissez le montant remis pour calculer la monnaie. Carte élève : tapez le matricule ou le nom, puis choisissez l'élève. Son solde et le plafond restant s'affichent. Airtel / Moov Money : saisissez la référence reçue par SMS sur le téléphone marchand.
3. Valider la vente. Le ticket est numéroté (CF-…) et le stock diminue. Avec la carte, le solde est débité.
4. Cartes élèves : recharger une carte en espèces (un reçu avec QR code est délivré) et consulter l'historique.
5. En fin de service, Clôture de caisse : comptez les espèces, hors fonds de caisse, et saisissez le montant. Un écart doit être expliqué. Après la clôture, les ventes ne peuvent plus être annulées.

• Comptable : Articles et stock (prix, livraisons au coût d'achat, inventaires, pertes) et Pilotage (chiffre d'affaires, marge brute, meilleures ventes, alertes de stock).
• Administrateur : annuler une vente le jour même, avant la clôture, avec un motif ; rembourser le solde d'une carte en fin d'année.

Écritures : ventes 7012, caisse cafétéria 5712, cartes prépayées 4191 (argent des familles), achats 6011, écarts de caisse 6588 ou 7588.

1. Menu Rentabilité, cadre Hypothèses : saisissez pour chaque classe l'effectif de rentrée, la capacité d'une salle et le coût annuel des enseignants d'une division. Complétez les charges de structure et les charges variables par élève, puis Recalculer et enregistrer.
2. En haut de page, l'établissement : seuil de rentabilité en valeur, en nombre d'élèves et en date, résultat prévisionnel et marge de sécurité.
3. Le tableau par classe donne le seuil d'une division (couvrir enseignants et salle), le seuil complet (avec la quote-part de structure) et la contribution de la classe. Une alerte signale une division ouverte pour trop peu d'élèves.
4. Cliquez sur une classe : la courbe montre son résultat selon l'effectif, avec une marche à chaque nouvelle division.
5. Simulation (Excel) : le même calcul avec des formules actives, à reprendre dans votre budget.

1. Catalogue : ajoutez un ouvrage (titre, auteur, discipline, niveau, cote, valeur de remplacement) et son nombre d'exemplaires. Chaque exemplaire reçoit un code (LHM-B00001…). Imprimez les étiquettes depuis la fiche de l'ouvrage.
2. Prêts et retours : cherchez l'élève ou l'étudiant, puis saisissez ou scannez le code de l'exemplaire. Choisissez Prêt courant ou Manuel de l'année, qui est rendu à la date fixée dans les règles.
3. Retour : scannez le code dans Retour rapide et indiquez l'état du livre. Une pénalité de retard (si elle est activée) ou une dégradation est facturée à la famille.
4. Livre perdu : Déclarer perdu. La valeur de remplacement est facturée.
5. Chaque semaine, Relancer les parents par SMS depuis le tableau.

Un emprunteur qui a un livre en retard ne peut plus emprunter avant de l'avoir rendu. Le nombre de prêts simultanés, leur durée et les prolongations se règlent dans le tableau.

1. En haut de chaque page, cliquez sur Donner mon avis.
2. Choisissez une note de 1 à 5, le type de retour (suggestion, problème, question, compliment) et décrivez-le en quelques mots.
3. Envoyer mon avis : l'équipe Okoumé Campus le reçoit avec la page d'où vous venez, pour comprendre le contexte.
4. La réponse s'affiche dans Mes avis, avec son état : Nouveau, En cours ou Traité.

Après 8 tentatives de connexion incorrectes, le compte est bloqué 15 minutes. Une question pendant le pilote : contact@okoume-campus.com